Excel, najpogodniji program za računanje većini korisnika djeluje komplikovano, no to je samo zbog brojnih opcija koje nudi, a gotovo da nema zahtjeva koji kod kreiranja tabela i računanja ne može da ispuni.

excel perperzona it bizPosebna pogodnost je veliki broj opcija za formatiranje tabela i kalkulisanje unutar njih. Prilikom formatiranja tabela često se ne vodi računa o opisivanju kolona i vrsta.

Ovo je prirodno ako se tabela koristi jednokratno ili u kraćem intervalu za bržu analizu. Međutim kada se složenija tabela koristi nakon dužeg perioda, nerijetko se zaborave vrijednosti koje se unose u pojedina polja. Tu od pomoći može da nam bude kontrola unosa podataka po tipovima.

Čak i korisnici koji znaju šta unose, a pred sobom imaju veliki broj podataka mogu imati koristi od kontrole tipa podataka koji se unose, jer se u brzini često prave greške u kucanju, a svaka na vrijeme otkrivena greška može da ih poštedi naknadnih ispravki kada je cio unos gotov, a rezultat se ne poklapa.

Kontrola unosa

Ovdje je važno definisati tipove i opsege podataka koji se unose u vitalne kolone i vrste. Odaberite sva polja koja bi trebalo da zadovoljavaju neki uslov. Na Data Ribbon‑u kliknite na Data Validation i odaberite bilo koju vrijednost – broj, tekst ili prilagođen tip podatka. Nakon toga odaberite relaciju, na primjer da podatak mora biti unutar ili van zadatog opsega. Na kraju zadajte granične veličine sa kojima se unijete vrijednosti porede.

Drugi Ribbon, koji nije neophodno popunjavati prikazuje informaciju kakvi podaci treba da se unose, a treći definiše poruku o grešci koja se prikazuje kada se promaši tip i opseg i koji bi trebalo definisati. Slaba tačka ovog sistema kontrole je ukoliko selektujete neko polje sa neispravnim podatkom koje se nalazi van definisane oblasti kontrole i uradite njegov Copy & Paste u kontrolisanu oblast, ono će biti prihvaćeno i ukinuće naknadno kontrolisanje vrijednosti koje se unose u polje. Iz ovog razloga se kontrola sprovodi samo nad podacima koji se unose sa tastature, zbog čega je poželjno da Paste opciju koristite samo kada ste sigurni da je kopirani unos ispravan.

Skriveni worksheet

Kada želite ukloniti neke manje bitne podatke ili podatke u fajlu pogodni su skriveni redovi i kolone. Moguće je sakriti čak i cio worksheet. Potrebno je kliknuti desnim tasterom miša na dio sa nazivom lista, neposredno ispod tabele i iz pop-up menija odabrati opciju Hide. Ni  worksheet ni ribbon više neće biti vidljivi, sve dok se ponovo ne aktivira ovaj pop-up meni u kom će se pojaviti opcija Unhide koja će vrlo jednostavno vratiti worksheet u dokument.

Postoji i način za potpunije sakrivanje za šta je potrebno otvoriti isti pop-up meni i u njemu izaberite opciju Veiw Code. U Microsoft Visual Basic dialogu pronađite Project – VBA Project prozor i odaberite worksheet koji treba prikriti. Ispod Project – VBA Project prozora se nalazi Properties prozor u kome treba promijeniti najnižu stavku, Visible option. Potrebno je odabrati 2 – xlSheetVeryHidden, nakon čega se odabrani worksheet više neće pojavljivati u meniju Unhide.

Za povratak radnog lista potrebno je ponoviti postupak i u Properties prozoru vratiti opciju Visible na ‑1 xlSheetVisible. Ovo ne predstavlja način za čuvanje tajnih podataka, već mogućnost da se oni sklone iz vidljivog dijela ono što je u trenutku nepotrebno.

Formati brojeva

Brojeve je u tabelama moguće prikazati u obliku decimala, procenata, valuta ili datuma. Ako radite finansijski dokument, možete koristiti format valute za prikaz novčane vrijednosti.

U start-up meniju, u grupi Numbers kliknite Format Cell ili pritisnite kombinaciju tastera CTRL+1. Na listi Categories izaberite format koji želite da koristite i prilagodite željene postavke. Ukoliko koristite format valute, možete izabrati i drugi simbol, prikazati više ili manje decimalnih mijesta ili promijeniti način prikazivanja negativnih brojeva, npr. označavanjem crvenom bojom, bez predznaka. Ukoliko postojeći format broja nije odgovarajući, možete kreirati posebni, prilagođeni format. Kao početnu tačku najbolje je upotrijebiti neki od ugrađenih formata, a zatim promijeniti bilo koji odjeljak koda.

Grupna polja

Kod popunjavanja polja pritiskom na Enter prelazi se na poslje ispod, a udesno uz Tab. Fleksibilnost pružaju strelice za unos i kretanje u smjeru koji pokazuju. Grupna polja se popunjavaju selektovanjem grupe počevši od prvog označenog polja. U redovima Enter vodi horizontalno, a u kolonama vertikalno. Ako popunjavate pravougaonu tabelu krenite prvo izabrano polje i sa Enter idite po kolonama do granice, a onda uz Tab automatski pređite na početak naredne kolone.

Kako sakrivati i otkrivati podatke u tabeli

Velike tabele mogu sadržati i podatke koji nijesu potrebni u kasnijem korišćenju. Kompleksne tabele su i nepregledne, a neki od zapamćenih podataka mogu ostati prikriveni šumom nepotrebnih redova ili kolona. Na sreću, Excelodavno poseduje jednostavnu mogućnost sakrivanja nepotrebnih redova i kolona – dovoljno je da kliknemo desnim tasterom miša na zaglavlje suvišnog reda ili kolone i odaberemo opciju Hide iz odgovarajućeg kontekstnog menija.

Kada otkrivate sakrivene elemente, potreban je dvostruki klik na procjep u kojem se nalazi red ili kolona kako bi se sklonjeni podaci ponovo prikazali. Moguće je i desnim klikom na procjep startovati kontekstni meni i odabrati opciju Unhide. Ukoliko želite jednim potezom otkriti sve sakrivene redove, potrebno je selektoavti opseg nad kojim se otkrivanje vrši i koristiti prečicu Ctrl + Shift + .

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s